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党政办公室

关于做好安徽师范大学皖江学院2016年度档案材料归档工作的通知

发布时间:2017-03-24    作者:王灿    浏览量:1138

各部门、各系部:

为准确、完整、系统地收集、保存2016年度文件材料,根据《高等学校档案管理办法》、《安徽师范大学档案管理办法》和《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定,现将做好归档工作有关事项通知如下:

一、归档范围

2016年元月1日至12月31日期间内形成的属于归档范围的文件材料都应归档。
   (一)各部门、各单位文件材料收集归档的具体范围详见《安徽师范大学皖江学院文件材料归档范围》。
   (二涉及学院建设发展的文书等档案应归入档案集中统一管理。本单位留存复制件。
   (三)归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。
   (四)各单位和个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
   (五2015年及以前的文件材料因故未能及时归档的,也要在此次规定的时间内做好补充归档工作。
   (六)不属于归档范围的有关文件材料,应作为备查材料由本单位、本单位短期保存,不需要留存的,请自行销毁,涉密件不得泄密。
    二、收集整理
   (一)党群、行政类文件材料,以“件”为单位进行整理归档。教学、学籍、科研、基建、财会、出版、设备、外事类等文件材料,以“卷”为单位进行整理、立卷。
   (二)由学盖章印发的红头文件,由党政办公室统一收集归档;由各单位(部门)盖章印发的红头文件由各单位(部门)收集归档。归档时,请将文件头眷印为红色,同时附拟稿封面、附件等材料。拟稿封面及正文上须盖发文单位的公章,拟稿封面上的公章盖在领导签发栏内,正文上的公章盖在单位落款处。
   (三)归档时收集的材料必须齐全完整,真实、全面、准确反映活动全貌,整理时要遵循文件材料自然形成规律,保持材料之间的有机联系。

(四)立卷归档的材料必须是原件,无原件的归复印件,传真件须复印一份一并归档。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范,一般以A4纸为宜。计算机打印的文件材料请使用激光打印,不得使用喷墨打印、色带打印。
   (五)纸质照片、电子照片都应附相应的文字说明,说明拍摄时间、地点、摄影者、人物、事由、背景等。数码照片格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。照片归档规格要求:超大照片长度不得超过30cm,宽度不得超过21cm;小照片冲洗规格为5
    三、归档时间
    根据我年度档案工作规律,各类档案归档时间规定如下:
   (一)党群、行政、外事、出版、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、科研、基建、财会类档案中的综合管理性文件材料,按自然年度于今年420日前归档。
   (二)教学、学籍类非综合管理性材料,往年积压的与综合管理性文件材料同时归档。
   (三)科研、设备档案应当在项目完成后2个月内归档。
   (四)基建档案应当在项目完成后3个月内归档。
   (五)全校性重大活动的文件材料,应在完成后的一个月内归档。
   (六)领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。

四、归档程序

各部门、各系部兼职档案员将本部门2016年度文件材料进行收集、整理,联系档案室工作人员进行检查。如果检查合格,请将电子版一并上交,填写归档材料交接清单(一式两份),经本部门(系部)分管领导审核后加盖部门公章,向院档案室移交,办理好移交手续(如有清退件,请带回作资料短期保存)。
    五、有关要求

(一)各部门、各系部要加强对本部门档案工作的领导,做到思想重视、组织保证、人员到位,充分认识档案工作的重要性,要将归档工作纳入本部门日常工作范畴,保证兼职档案员工作时间。兼职档案员要根据本部门的年度工作实际,对照文件材料归档范围和质量要求,认真做好收集整理、预立卷工作。收集工作要覆盖本单位内每一个科室、每一个工作人员,使形成的档案能详尽、有效地反映本部门活动的全过程,确保文件材料的齐全完整。

(二)要切实加强归档工作的责任制,任何部门和个人不得将档案据为己有。学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡文件材料积压多,归档工作任务大的单位,要组织人力,突击整理,确保归档工作按时完成。

(三)各部门在归档工作中遇到的业务问题,请与院党政办公室联系(联系人:郑芸 联系电话:5771550 邮箱wjxydzb@163.com)。

 

 

附件:1、安徽师范大学皖江学院文件材料归档范围

     2、安徽师范大学皖江学院档案移交接收

         

  附件.rar

 

安徽师范大学皖江学院

2017年3月7日

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