各部门、各系部：

为准确、完整、系统地收集、保存2016年度文件材料，根据《高等学校档案管理办法》、《安徽师范大学档案管理办法》和《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，现将做好归档工作有关事项通知如下：

一、归档范围

凡2016年元月1日至12月31日期间内形成的属于归档范围的文件材料都应归档。
   （一）各部门、各单位文件材料收集归档的具体范围详见《安徽师范大学皖江学院文件材料归档范围》。
   （二）所有涉及学院建设发展的文书等档案应归入院档案室集中统一管理。本单位留存复制件。
   （三）归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘等各种载体形式。
   （四）各单位和个人获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物。
   （五）2015年及以前的文件材料因故未能及时归档的，也要在此次规定的时间内做好补充归档工作。
   （六）不属于归档范围的有关文件材料，应作为备查材料由本单位、本单位短期保存，不需要留存的，请自行销毁，涉密件不得泄密。
    二、收集整理
   （一）党群、行政类文件材料，以“件”为单位进行整理归档。教学、学籍、科研、基建、财会、出版、设备、外事类等文件材料，以“卷”为单位进行整理、立卷。
   （二）由学院盖章印发的红头文件，由党政办公室统一收集归档；由各单位（部门）盖章印发的红头文件由各单位（部门）收集归档。归档时，请将文件头眷印为红色，同时附拟稿封面、附件等材料。拟稿封面及正文上须盖发文单位的公章，拟稿封面上的公章盖在领导签发栏内，正文上的公章盖在单位落款处。
   （三）归档时收集的材料必须齐全完整，真实、全面、准确反映活动全貌，整理时要遵循文件材料自然形成规律，保持材料之间的有机联系。

（四）立卷归档的材料必须是原件，无原件的归复印件，传真件须复印一份一并归档。移交的文件材料要求字迹清楚、用纸规范，一般以A4纸为宜。计算机打印的文件材料请使用激光打印，不得使用喷墨打印、色带打印。
   （五）纸质照片、电子照片都应附相应的文字说明，说明拍摄时间、地点、摄影者、人物、事由、背景等。数码照片格式为JPEG或TIFF格式。毕业班学生合影应附对应照片中位置的学生名单。照片归档规格要求：超大照片长度不得超过30cm，宽度不得超过21cm；小照片冲洗规格为5寸。
    三、归档时间
    根据我院年度档案工作规律，各类档案归档时间规定如下：
   （一）党群、行政、外事、出版、声像、电子、实物类文件材料以及教学、学籍、科研、基建、财会类档案中的综合管理性文件材料，按自然年度于今年4月20日前归档。
   （二）教学、学籍类非综合管理性材料，往年积压的与综合管理性文件材料同时归档。
   （三）科研、设备档案应当在项目完成后2个月内归档。
   （四）基建档案应当在项目完成后3个月内归档。
   （五）全校性重大活动的文件材料，应在完成后的一个月内归档。
   （六）领导指定的或有特殊规定的文件材料随时归档。

四、归档程序

各部门、各系部兼职档案员将本部门2016年度文件材料进行收集、整理，联系档案室工作人员进行检查。如果检查合格，请将电子版一并上交，填写归档材料交接清单（一式两份），经本部门（系部）分管领导审核后加盖部门公章，向院档案室移交，办理好移交手续（如有清退件，请带回作资料短期保存）。
    五、有关要求

（一）各部门、各系部要加强对本部门档案工作的领导，做到思想重视、组织保证、人员到位，充分认识档案工作的重要性，要将归档工作纳入本部门日常工作范畴，保证兼职档案员工作时间。兼职档案员要根据本部门的年度工作实际，对照文件材料归档范围和质量要求，认真做好收集整理、预立卷工作。收集工作要覆盖本单位内每一个科室、每一个工作人员，使形成的档案能详尽、有效地反映本部门活动的全过程，确保文件材料的齐全完整。

（二）要切实加强归档工作的责任制，任何部门和个人不得将档案据为己有。学院实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。凡文件材料积压多，归档工作任务大的单位，要组织人力，突击整理，确保归档工作按时完成。

（三）各部门在归档工作中遇到的业务问题，请与院党政办公室联系（联系人:郑芸 联系电话：5771550 邮箱：wjxydzb@163.com）。

附件：1、安徽师范大学皖江学院文件材料归档范围

     2、安徽师范大学皖江学院档案移交（接收）登

         记表

  附件.rar

安徽师范大学皖江学院

2017年3月7日